Lekcja 16 – Invoicing & Payments

Słownictwo związane z fakturowaniem i płatnościami po angielsku.

Transkrypcja tekstu

When working with international clients, invoices and payments are part of the process.
It’s important to sound polite, clear, and professional when you talk about money.

Pracując z klientami zagranicznymi, faktury i płatności są naturalną częścią współpracy.
Warto mówić o pieniądzach w sposób uprzejmy, jasny i profesjonalny.

Always include key details in your invoice: your name, the client’s name, the date, a short service description, and the amount.
Use a clear subject line and mention the payment deadline – for example, “14 days.”

Na fakturze zawsze podaj najważniejsze informacje: swoje imię i nazwisko, nazwę klienta, datę, krótki opis usługi i kwotę.
Użyj czytelnego tematu wiadomości i napisz, do kiedy ma nastąpić płatność – na przykład „14 dni”.

Before starting a project, confirm your rate, the currency, and how the client wants to pay.
Many clients prefer PayPal, Wise, Revolut or bank transfer.

If the payment is late, send a short reminder. Stay polite, but clear.
Include the invoice again and ask if there were any problems with the transfer.

Zanim zaczniesz projekt, potwierdź swoją stawkę, walutę oraz to, w jaki sposób klient chce zapłacić.
Wielu klientów preferuje PayPal, Wise, Revolut albo przelew bankowy.

Jeśli płatność się opóźnia, wyślij krótkie przypomnienie.
Bądź uprzejma, ale konkretna.
Załącz ponownie fakturę i zapytaj, czy nie było problemu z przelewem.

Some clients might not ask for a formal invoice.
They just send the money via PayPal or Wise without documents.
This is sometimes called an “under-the-table payment” – but even if no invoice is requested, in theory you are still responsible for reporting the income.

Niektórzy klienci mogą nie prosić o oficjalną fakturę.
Po prostu przelewają pieniądze przez PayPal albo Wise, bez żadnych dokumentów.
Taką sytuację czasem nazywa się „płatnością na czarno” – ale nawet jeśli nikt nie prosi Cię o fakturę, teoretycznie Ty nadal odpowiadasz za rozliczenie tego dochodu.

Legal rules depend on where you are registered, whether you have VAT status, and where the client is based.
Always ask your accountant how to issue an invoice for a foreign client – rules can vary depending on the country.

Keeping good records and clear communication helps you look professional and avoid misunderstandings.

Zasady prawne zależą od tego, gdzie jesteś zarejestrowana, czy masz status VAT i gdzie mieszka klient.
Zawsze zapytaj swoją księgową, jak wystawić fakturę dla klienta z zagranicy – zasady mogą się różnić w zależności od kraju.

Prowadzenie dobrej dokumentacji i jasna komunikacja pomagają wyglądać profesjonalnie i uniknąć nieporozumień.