Lekcja 7 – How to Confirm or Reschedule a Meeting

Jak potwierdzić lub przełożyć spotkanie po angielsku – grzecznie
i konkretnie

Transkrypcja tekstu

Confirming or Moving a Meeting

If you work with clients from other countries, you probably use tools like Zoom or Google Meet. Meetings are often set across time zones, so it’s important to confirm the time and be clear if you need to change it.

Potwierdzanie lub przekładanie spotkania

Jeśli pracujesz z klientami z innych krajów, prawdopodobnie korzystasz z narzędzi takich jak Zoom lub Google Meet. Spotkania są często umawiane między różnymi strefami czasowymi, więc ważne jest, żeby potwierdzić godzinę i jasno zakomunikować, jeśli coś się zmienia.

English-speaking clients usually expect a short, polite message. On Friday, you can send something like:
“Hi, just confirming our call for Monday at 10 a.m. your time. Let me know if anything changes.”
This shows that you are organised and respectful of their schedule.

Klienci anglojęzyczni zazwyczaj oczekują krótkiej, uprzejmej wiadomości. W piątek możesz napisać coś takiego:
„Cześć, potwierdzam nasze spotkanie w poniedziałek o 10:00 Twojego czasu. Daj znać, jeśli coś się zmieni.”
To pokazuje, że jesteś zorganizowana i szanujesz ich grafik.

If something changes, don’t panic. Just send a calm message like:
“Hi, something came up on my side. Would it be possible to move our call to Tuesday morning? I’m flexible between 9 and 12 your time.”
This way, you are honest and helpful at the same time.

Jeśli coś się zmienia – nie panikuj. Po prostu wyślij spokojną wiadomość:
„Cześć, coś mi wypadło. Czy możemy przełożyć naszą rozmowę na wtorek rano? Mam wolne między 9 a 12 Twojego czasu.”
W ten sposób jesteś jednocześnie szczera i pomocna.

You don’t need long apologies or very formal words. In English, “Sorry for the change” or “Hope it’s OK” is enough. Phrases like “deeply apologise for the inconvenience” sound too formal and old-fashioned in everyday business.

Nie musisz przepraszać długimi i bardzo formalnymi słowami. Po angielsku wystarczy: „Sorry for the change” albo „Hope it’s OK.” Zwroty takie jak „deeply apologise for the inconvenience” brzmią zbyt formalnie i staroświecko w codziennej pracy.

Also, always check the time zone. If your client is in the US and you’re in Poland, write “your time” or add the name of the time zone. It helps avoid confusion and shows you pay attention to details.

After the meeting, it’s a good habit to touch base – for example, with a short thank-you message or to confirm next steps. It keeps the communication friendly and clear.

Zawsze sprawdzaj strefę czasową. Jeśli Twój klient jest w USA, a Ty w Polsce, napisz „your time” lub dodaj nazwę strefy czasowej. To pomaga uniknąć nieporozumień i pokazuje, że zwracasz uwagę na szczegóły.

Po spotkaniu warto się odezwać – na przykład krótką wiadomością z podziękowaniem albo potwierdzeniem kolejnych kroków. To utrzymuje komunikację w przyjaznym i jasnym tonie.