Lekcja 5 – Handling Emails Professionally

Jak pisać profesjonalne maile po angielsku do klientów zagranicznych

Transkrypcja i tłumaczenie tekstu

Email is still the main way to talk with clients – especially if they are in another country or timezone.
If you write in English, remember: short sentences, clear requests, polite tone.

Marta is a Polish Virtual Assistant. She works with a client from Canada.
In Poland, Marta used to write long and detailed emails. But now she keeps her messages short and clear.

E-mail to nadal główny sposób kontaktu z klientami – szczególnie gdy są w innym kraju lub innej strefie czasowej.
Jeśli piszesz po angielsku, pamiętaj: krótkie zdania, jasne prośby, uprzejmy ton.

Marta to polska Wirtualna Asystentka. Pracuje z klientem z Kanady.
W Polsce Marta pisała długie i szczegółowe e-maile. Ale teraz pisze wiadomości krótkie i jasne.

For example, she writes:
“Hi John, here’s the file from today’s task. Please let me know if anything needs to change. I’ll wait for your feedback before continuing. Best, Marta.”

She starts with the name, uses simple language, and ends with a friendly closing.
She avoids Polish habits like: “With best regards and thank you very much in advance” – because in English that can sound too formal or distant.

Sometimes the client writes only: “Looks good. Thx!”

Na przykład pisze tak:
„Cześć John, oto plik z dzisiejszego zadania. Daj znać, jeśli trzeba coś zmienić. Poczekam na Twoją opinię, zanim pójdę dalej. Pozdrawiam, Marta.”
(oryginalnie: Hi John, here’s the file from today’s task. Please let me know if anything needs to change. I’ll wait for your feedback before continuing. Best, Marta.)

Zaczyna od imienia, używa prostego języka i kończy uprzejmym pozdrowieniem.
Nie używa polskich zwrotów jak: „Z wyrazami szacunku i z góry dziękuję” – bo po angielsku brzmi to zbyt formalnie lub zbyt sztywno.

Czasem klient pisze tylko:
„Wygląda dobrze. Dzięki!”

That’s normal in English – short answers don’t mean the client is rude. It means they trust you and don’t need more words.

One important thing: in Polish, we often write pronouns you or yours with a capital letter to be polite. But in English, you should always write „you” with a small letter – even in formal messages. Writing “You” with a capital letter is incorrect and may look unprofessional.

To normalne po angielsku – krótkie odpowiedzi nie są niegrzeczne.
To znaczy, że klient Ci ufa i nie musi pisać więcej.

Ważna rzecz: po polsku często piszemy „Tobie”, „Twój” z wielkiej litery, żeby być uprzejmym.
Ale po angielsku „you” zawsze piszemy małą literą – nawet w formalnych e-mailach.
Pisanie „You” z wielkiej litery jest błędne i może wyglądać nieprofesjonalnie.