Lekcja 4 – Working with Clients Abroad

Jak współpracować z klientami zagranicznymi – komunikacja i styl pracy

Transkrypcja i tłumaczenie tekstu

Working with Clients Abroad

Kasia is a freelancer from Poland. She works with a small business team based in London. Her job is to support projects and help with daily tasks.

Every Friday, Kasia sends a short update by email. She writes what she finished, what is in progress, and what needs feedback. Her client calls it a “Friday check-in.”

Praca z zagranicznymi klientami
Kasia jest freelancerką z Polski. Pracuje z zespołem małej firmy z siedzibą w Londynie. Jej zadaniem jest wspieranie projektów i pomoc w codziennych obowiązkach.
W każdy piątek Kasia wysyła krótkie podsumowanie mailem. Pisze, co już skończyła, co jest w trakcie, a co wymaga informacji zwrotnej. Jej klient nazywa to „piątkowym podsumowaniem”.

For example:
“Task A – done. Task B – waiting for feedback. Task C – in progress, needs 2 more hours.”

At first, Kasia waited for her manager to ask about progress. This is common in Polish teams. But her UK client works differently. He wants her to keep him in the loop – to send updates without being asked. Even when something is late or blocked, he prefers clear information.

Na przykład:
„Zadanie A – zrobione. Zadanie B – czeka na feedback. Zadanie C – w trakcie, potrzeba jeszcze 2 godzin.”
Na początku Kasia czekała, aż menedżer zapyta o postępy. To częste w polskich zespołach. Ale jej brytyjski klient działa inaczej. Chce, żeby Kasia sama informowała go na bieżąco – bez konieczności pytania. Nawet jeśli coś się opóźnia lub jest zablokowane, woli mieć jasne informacje.

He often replies with short messages like:
“Thanks for the update, looks good!”
This kind of message is normal in the UK. It’s short and friendly, but still professional. It means the client trusts you and doesn’t need long explanations.

Często odpowiada krótkimi wiadomościami, np.:
„Dzięki za aktualizację, wygląda dobrze!”
Taki sposób komunikacji jest w Wielkiej Brytanii normalny. Krótki i uprzejmy, ale wciąż profesjonalny. To znak, że klient Ci ufa i nie potrzebuje długich wyjaśnień.

Kasia also noticed that her client likes clear action points after meetings. So now, she always sends a message with next steps.
For example:
“Next steps: I’ll send the outline by Tuesday. We meet again on Wednesday.”

These small habits help the client feel calm and informed. Kasia knows that good communication builds trust – and when she keeps the client in the loop, the work goes much better.

Kasia zauważyła też, że jej klient lubi mieć jasne ustalenia po spotkaniach. Dlatego teraz zawsze wysyła wiadomość z kolejnymi krokami.
Na przykład:
„Kolejne kroki: wyślę konspekt do wtorku. Spotykamy się ponownie w środę.”
Te drobne nawyki pomagają klientowi czuć się spokojnie i być dobrze poinformowanym. Kasia wie, że dobra komunikacja buduje zaufanie – a kiedy klient jest na bieżąco, praca idzie znacznie lepiej.