Jak zaplanować gorący czas przed  Świętami?
Dlaczego warto delegować przygotowania przedświąteczne bliskim?
Jak odpuścić rzeczy mniej ważne, a odpowiednio zorganizować te najważniejsze?
 
O tym wszystkim w specjalnym odcinku Rozmów o Wirtualnej Asyście – Przedświąteczne planowanie.

Zapraszam do wysłuchania!

Transkrypcja podcastu “Przedświąteczne planowanie”.

Już niedługo, za kilka tygodni Święta Wielkanocne. Jak to bywa w tym okresie ­­- dużo się dzieje. Tym bardziej że Święta Wielkanocne zawsze łączą się z takim wiosennym przebudzeniem. Tuż po przesileniu wiosennym dostajemy zastrzyku energii, dzieje się.

Święta to gorący okres w roku

Dlatego szczególnie w tym okresie liczy się odpowiednia organizacja pracy i czasu, żeby zdążyć ze wszystkim.

Osobiście zauważam, że to Święta Bożego Narodzenia są czasem bardziej gorącym i zorganizowanym. Głównie dlatego, że kończy się rok, więc jest to czas podsumowań itd. Mamy dłuższą przerwę od pracy ze względu na Święta połączone z Sylwestrem. Wielu przedsiębiorców planuje wtedy różnego rodzaju wypoczynek i wakacje. Jednak Święta Wielkanocne też są okazją do tego, żeby odpocząć, trochę się zresetować. Wiele osób z tego korzysta.

Wiele osób rusza na przedświąteczne zakupy. Tym razem niekoniecznie do galerii, bo nie jest to czas wyprzedaży, promocji.

U mnie to dodatkowo czas gorących zakupów i zmian przy budzącej się wiośnie. Jak wspominałam, niedawno się przeprowadziliśmy, więc jest to pierwsza wiosna w nowym domu i próbujemy zadbać o ogród, co zaczyna nam nawet wychodzić i fajnie wygląda.

Przedświąteczne planowanie.

Planowanie Świąt, świątecznego menu, lista gości. I pytania: Jak wszystkich pomieścić w domu? Mnóstwo rozterek. Czy to jest normalne?

To zależy od naszego własnego podejścia. Wielu klientów szykuje różnego rodzaju świąteczne okazje. Osobiście uważam, że Wielkanoc jest kiepskim czasem na super prezenty, ale coraz bardziej popularna staje się moda na wielkanocnego zajączka. Łączymy to również w biznesie online. W taki sposób, przez krótki przedświąteczny okres, na nasze głowy spada sprzątanie, sprawy zawodowe nasze i naszych klientów. A do tego gotowanie, mycie okien i do tego wszystkiego urwanie głowy. I cała ta praca jak w ukropie ma swój osobisty urok i w końcu nie jest niczym złym, jeśli tylko zgodzi się z naszymi potrzebami i wyobrażeniami. Jak to wszystko ogarnąć i nie oszaleć? Czy to w ogóle jest wykonalne?

Plan działania

Wierz mi lub nie, ale wszystko można pogodzić i nad wszystkim zapanować. Przede wszystkim przygotuj plan działania. Jest to bardzo przydatna rzecz, a mimo to tak wiele osób nadal działa impulsywnie, chaotycznie, bez ładu i składu.

Co prawda nie zaplanujemy wszystkiego, bo zawsze coś wyskoczy. Jednak z pewnością bardzo dużo możemy rozpisać w naszym planie. To jak przedświąteczne planowanie będzie wyglądać zależy od tego, w jaki sposób Ty działasz. Ja preferuję różnego rodzaju listy, a ktoś inny może zapisywać rzeczy do zrobienia w aplikacji. Ktoś inny może po prostu robić bardzo szczegółowy plan.

Wszystko zależy od tego, na czym Ci się dobrze pracuje. Dobre planowanie jest podstawą idealnej organizacji pracy, nie tylko w okresie świątecznym. W pracy zdalnej idealnie jest rozplanować dzień. Wtedy żadna nagła sytuacja nas nie zaskoczy. Tym bardziej powinniśmy kłaść nacisk na planowanie.

Planuj gdzie i jak chcesz oraz tak jak lubisz – w pamięci, notatniku, kalendarzu, planerze, na ścianie, karteczkach. Ufanie tylko swojej pamięci jest zdradliwe, ale znam osoby, które jak sobie coś zaplanują, przemyślą to bardzo mocno do tego dążą i działają według tego co sobie wymyśliły. I to się u nich sprawdza. Ważne, żeby wszystko było odpowiednio zaplanowane, a najlepiej spisane. Wtedy zdecydowanie spokojnie i bez stresu przebrniesz przez te zadania.

Pamiętaj też o wsparciu rodziny.

Już dawno patriarchat umarł! Podejście, w którym wszystko ma być na głowie kobiety jest prehistoryczne. Nie daj się! Zaangażuj rodzinę i bliskich w domowe wypieki, sprzątanie, dekoracje. Dzieciaki będą zachwycone. Zakupy? W tym może cię wyręczyć partner. Bardzo często my kobiety wynosimy z domu takie przeświadczenie: ja zrobię najlepiej. Ja się dawno tego pozbyłam. Nie do końca dokładnie odkurzone? Trudno. Dzieci pomogły? Pochwal je! Zakupy? Mąż zapomniał czegoś kupić? No cóż, pojedzie jeszcze raz albo zrobicie inne ciasto, które tego składnika nie wymaga.

Zaangażuj wszystkich. Niech Ci pomogą. W domu, czy to z partnerem, czy z rodzicami warto podzielić przygotowania, abyś też miała czas na sprawy zawodowe. Święta w pracy wirtualnej asystentki to bardzo gorący okres, ponieważ nie możesz zaniedbywać nie tylko swoich obowiązków, ale też zadań dla klienta.

Nie rozdwoisz się jednak. O ile w sprawach domowych może Cię ktoś wyręczyć, może Ci ktoś pomoc, o tyle w zawodowych już nie. Chyba że masz zespół. Dlatego to, co możesz, czyli część przygotowań do Świąt, po prostu oddaj bliskim.

Pamiętaj o priorytetach!

Jeśli chodzi o zadania delegowane przez klientów, pamiętaj o priorytetach. Rozpisz, rozplanuj to co jest najważniejsze, co musi być zrobione choćby się waliło i paliło. Sprawdź deadline’y, ustal harmonogram. Będzie Ci zdecydowanie łatwiej. Dobra organizacja to podstawa.

Podsumowując, przede wszystkim nie daj się zwariować i wywrzeć otoczeniu na Tobie presji. Praca wirtualnej asystentki to praca jak każda inna. Praca zdalna? Tak. Jednak Pracując stacjonarnie w biurze, sklepie, urzędzie też nie mogłabyś pewnych rzeczy ogarnąć. Zaangażuj rodzinę, zaznacz wyraźnie sprawy najważniejsze i pilne. I działaj ze spokojem, z uśmiechem. W końcu budząca się wiosna i Święta to bardzo radosny czas.

Pamiętaj o tym. Wszystkiego dobrego!

I koniecznie zasubskrybuj mój podcast: https://spotifyanchor-web.app.link/e/4OpRZ49jxyb